ข่าวสารและกิจกรรม
ขั้นตอนง่ายๆ ในการตรวจสอบและจัดการการใช้งานซอฟต์แวร์ สำหรับผู้ประกอบการธุรกิจขนาดกลางและขนาดย่อม (SMEs)
  • 5 เม.ย. 2562
  • 2966
 

“SMEs ควรตรวจสอบและจัดการการใช้งานซอฟต์แวร์ให้ถูกต้องตามข้อกำหนดและเงื่อนไขในสัญญาอนุญาตให้ใช้สิทธิ (Software License)"

 

ตรวจสอบและจัดการการใช้งานซอฟต์แวร์ ด้วย 3 ขั้นตอน ต่อไปนี้

 

1. จัดทำบัญชีรายการซอฟต์แวร์และฮาร์ดแวร์ 
 
ประกอบด้วย
1.1 บัญชีรายการซอฟต์แวร์ที่มีสัญญาอนุญาตให้ใช้สิทธิ หรือไลเซนส์ (Software License) ไม่ว่าจะมีการติดตั้งลงในฮาร์ดแวร์หรือไม่ก็ตาม รวมถึงซอฟต์แวร์โอเพ่นซอร์ส หรือฟรีแวร์
1.2 บัญชีรายการฮาร์ดแวร์ ได้แก่ คอมพิวเตอร์ เซิร์ฟเวอร์ แท็บเล็ต สมาร์ทโฟน ฯลฯ รวมถึงอุปกรณ์ส่วนตัวของพนักงานที่อนุญาตให้นำมาใช้ในธุรกิจ
1.3 บัญชีรายการซอฟต์แวร์ที่ถูกติดตั้งและใช้งานบนฮาร์ดแวร์แต่ละรายการ (ในข้อ 1.2)
 
 
2. ตรวจสอบความแตกต่างระหว่างจำนวนสิทธิที่ได้รับและจำนวนซอฟต์แวร์ที่มีการติดตั้งและใช้งาน
โดยพิจารณาข้อมูลจากบัญชีรายการซอฟต์แวร์ (ข้อ 1.1) เทียบกับข้อมูลบัญชีรายการซอฟต์แวร์ (ข้อ 1.3) หากพบข้อมูลการติดตั้งและใช้งานซอฟต์แวร์โดยไม่มีสัญญาอนุญาตให้ใช้สิทธิ (Software License) หรือใช้ผิดข้อกำหนดและเงื่อนไข ให้จัดการให้ถูกต้องทันที

2.1 หากข้อมูลแสดงการติดตั้งและใช้งาน มากกว่าจำนวนสิทธิ ที่ได้รับอนุญาต ควรจัดการให้ถูกต้อง เช่น จัดซื้อสิทธิการใช้งานซอฟต์แวร์เพิ่มเติมให้ตรงกับความต้องการใช้งานจริง เป็นต้น
2.2 หากข้อมูลแสดงการติดตั้งและใช้งาน น้อยกว่าจำนวนสิทธิ ที่ได้รับอนุญาต ควรจัดการให้เหมาะสม เช่น ปรึกษากับบริษัทซอฟต์แวร์ เพื่อลดจำนวนสิทธิที่ไม่ต้องการใช้งาน เป็นต้น
2.3 หากข้อมูลแสดงการติดตั้งและใช้งาน ผิดประเภท เข่น ซื้อซอฟต์แวร์ที่มีสัญญาอนุญาตให้ใช้สิทธิ หรือไลซนส์ (Software License) สำหรับสถานศึกษา แต่นำมาใช้ในองค์กรธุรกิจ ควรจัดการให้ถูกต้อง โดยจัดซื้อซอฟต์แวร์ที่มีไลเซนส์ตรงตามความต้องการใช้งาน
 
 
3. พิจารณาข้อปฏิบัติเพิ่มเติมและข้อควรระวัง

3.1 ตรวจหาซอฟต์แวร์หรือข้อมูลเกี่ยวกับซอฟต์แวร์ ที่อาจสร้างความเสี่ยงให้กับองค์กร หากตรวจพบรายการดังต่อไปนี้ ควรจัดการให้ถูกต้องทันที เช่น
• โปรแกรมที่ใช้เพื่อการละเมิดลิขสิทธิ์ซอฟต์แวร์ เช่น Crack หรือ Keygen ควรลบทิ้ง
• ข้อมูล Serial Number ของซอฟต์แวร์ที่ไม่ถูกต้อง ควรลบทิ้ง
3.2 ปรับปรุงการบริหารจัดการสินทรัพย์ซอฟต์แวร์ (Software Asset Management หรือ SAM) ตามมาตรฐานสากล และขอคำปรึกษาจากผู้เชี่ยวด้านสัญญาอนุญาตให้ใช้สิทธิ และบริษัทซอฟต์แวร์
 
 
 
ประโยชน์ที่ SMEs จะได้รับจากการตรวจสอบและจัดการการใช้งานซอฟต์แวร์
 
1. ช่วยลดความเสี่ยงในทำผิดกฎหมายฐานละเมิดลิขสิทธิ์ซอฟต์แวร์ : 
เพราะการตรวจสอบและจัดการการใช้งานซอฟต์แวร์ ทำให้ SMEs พบข้อมูลการติดตั้งและใช้งานซอฟต์แวร์โดยไม่มีสัญญาอนุญาตให้ใช้สิทธิ (Software License) ในองค์กร และสามารถจัดการให้ถูกต้องได้ทันที ก่อนที่เจ้าของสิทธิจะตรวจพบและดำเนินการตามกฎหมาย เป็นต้น
 
2. ช่วยประหยัดเงินลงทุนในซอฟต์แวร์ : 
เพราะการตรวจสอบและจัดการการใช้งานซอฟต์แวร์ ทำให้ SMEs พบข้อมูลของซอฟต์แวร์ที่ไม่มีความจำเป็นต้องใช้งาน เช่น หากพบว่ามีการติดตั้งและใช้งานซอฟต์แวร์น้อยกว่าจำนวนสิทธิที่ได้รับอนุญาต SMEs สามารถปรึกษากับบริษัทซอฟต์แวร์ เพื่อลดจำนวนสิทธิที่ไม่ต้องการใช้งาน ช่วยประหยัดเงินลงทุนในซอฟต์แวร์ ทั้งค่าสิทธิการใช้งาน รวมถึงค่าบำรุงรักษา เป็นต้น
 
3. ช่วยลดความเสี่ยงในการถูกมัลแวร์จู่โจม
เพราะการตรวจสอบและจัดการการใช้งานซอฟต์แวร์ ทำให้ SMEs มีข้อมูลเกี่ยวกับซอฟต์แวร์ทั้งหมดที่มีการติดตั้งและใช้งาน และสามารถดำเนินการต่างๆ เพื่อบำรุงรักษาความมั่นคงปลอดภัยของซอฟต์แวร์ทั้งหมดได้อย่างมีประสิทธิภาพ เช่น การดาวน์โหลดและติดตั้ง Patch เพื่ออุดช่องโหว่งด้านความปลอดภัยของซอฟต์แวร์ และ Update เพื่อปรับปรุงซอฟต์แวร์ให้มีความทันสมัย ตามรูปแบบของสัญญาอนุญาตให้ใช้สิทธิ (Software License) เป็นต้น
 
ทั้งหมดนี้เป็นเพียงขั้นตอนการตรวจสอบและจัดการการใช้งานซอฟต์แวร์เบื้องต้น SMEs ควรศึกษาและทำความเข้าใจข้อกำหนดและเงื่อนไขในสัญญาอนุญาตให้ใช้สิทธิ (Software License) อย่างละเอียด เพื่อการใช้งานซอฟต์แวร์ที่ถูกต้อง
 
หากมีข้อสงสัยหรือติดปัญหาใดๆ ควรขอคำปรึกษาจากบริษัทซอฟต์แวร์ หรือผู้เชี่ยวชาญด้านสัญญาอนุญาตให้ใช้สิทธิ