ข้อมูลที่เป็นประโยชน์
วิธีการบริหารจัดการสินทรัพย์ซอฟต์แวร์อย่างถูกต้อง
  • 12 ธ.ค. 2560
  • 988

การใช้ซอฟต์แวร์ที่ไม่มีลิขสิทธิ์ ถือเป็นการกระทำที่เข้าข่ายการคดโกงผู้สร้างสรรค์ผลงานซอฟต์แวร์นั้นๆ ทำให้บริษัทซอฟต์แวร์สูญเสียโอกาสที่จะได้รับประโยชน์จากซอฟต์แวร์นั้นอย่างเต็มมูลค่า การใช้งานซอฟต์แวร์ที่ไม่ถูกต้องยังเสี่ยงต่อการถูกขโมยข้อมูล สร้างความกังวลใจเรื่องความเป็นส่วนตัวแก่ผู้ใช้งาน อีกทั้ง เจ้าของธุรกิจที่ใช้ซอฟต์แวร์ละเมิดลิขสิทธิ์ ยังเสี่ยงต่อการถูกดำเนินคดีทางกฎหมายทั้งทางแพ่งและอาญา จะเห็นได้ว่าการละเมิดลิขสิทธิ์ซอฟต์แวร์นำมาซึ่งความเสียหายต่อทุกคน

 

การจัดการซอฟต์แวร์อย่างมีประสิทธิภาพ ประกอบด้วยกระบวนการ 4 ขั้นตอน

ขั้นตอนแรก: พัฒนานโยบายและขั้นตอนการปฏิบัติ

ในขั้นตอนแรกนี้ ต้องให้ความสำคัญกับวัฒนธรรมองค์กรที่เกี่ยวข้องกับการบริหารจัดการสินทรัพย์ซอฟต์แวร์ โดยพนักงานต้องเข้าใจถึงคุณค่าของซอฟต์แวร์ เรียนรู้ถึงความแตกต่างของการใช้งานซอฟต์แวร์ที่ได้รับอนุญาตและที่ไม่ได้รับอนุญาตให้ใช้สิทธิ ตลอดจนข้อกำหนดต่างๆ ของการใช้งานซอฟต์แวร์ลิขสิทธิ์ ทั้งนี้ เพื่อให้พนักงานมีความรู้ความเข้าใจในเรื่องดังกล่าว องค์กรจะต้องจัดทำนโยบายที่ชัดเจน และแจ้งให้พนักงานทราบถึงเป้าหมายขององค์กรในการจัดการด้านการใช้งานซอฟต์แวร์เพื่อให้ได้รับประโยชน์สูงสุด การจัดการเฉพาะซอฟต์แวร์ที่มีลิขสิทธิ์ถูกต้อง และการกำหนดขั้นตอนการจัดซื้อซอฟต์แวร์ ซึ่งกระบวนการจัดซื้อซอฟต์แวร์ที่มีประสิทธิภาพประกอบด้วยองค์ประกอบต่อไปนี้

  • รวมศูนย์การจัดซื้อซอฟต์แวร์ และบริการต่างๆ ผ่านแผนกจัดซื้อหรือผู้อื่นที่มีอำนาจ ตามที่บริษัทกำหนด
  • กำหนดให้แจ้งความต้องการซื้อซอฟต์แวร์และบริการต่าง ๆ เป็นลายลักษณ์อักษร และส่งให้แก่แผนกจัดซื้อหรือแผนกอื่นตามที่ตกลงกันไว้ล่วงหน้า 

 

ขั้นตอนที่สอง: ตรวจสอบซอฟต์แวร์ที่ติดตั้งอยู่ในองค์กร

เมื่อมีการกำหนดนโยบายและขั้นตอนปฏิบัติแล้ว ลำดับต่อไปต้องจัดทำบัญชีแสดงสินทรัพย์ซอฟต์แวร์ทั้งหมด จะได้ทราบว่ามีซอฟต์แวร์ใดบ้างที่ติดตั้งอยู่บนอุปกรณ์ต่างๆ ทั้ง พีซี แล็ปท็อป เซิร์ฟเวอร์ และสำเนาโปรแกรมใดๆ จากที่ทำงาน ที่พนักงานนำไปติดตั้งบนคอมพิวเตอร์ที่บ้าน ซึ่งองค์กรต้องกำหนดวิธีการตรวจสอบด้วย

บัญชีแสดงสินทรัพย์ซอฟต์แวร์ที่ถูกต้อง จะสามารถตอบคำถามดังต่อไปนี้ได้

  • เรากำลังใช้งานซอฟต์แวร์ตามความต้องการ ในเวอร์ชั่นล่าสุด หรือเหมาะสมที่สุด หรือไม่
  • เรากำลังใช้งานซอฟต์แวร์ที่ล้าสมัย หรือไม่จำเป็นต้องใช้งาน ซึ่งสามารถลบทิ้งได้ หรือไม่
  • มีโปรแกรมหรือบริการอื่นใดอีกหรือไม่ ที่เราควรจะจัดหามาใช้ เพื่อให้การทำงานมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลสูงขึ้น
  •  พนักงานแต่ละคนมีซอฟต์แวร์คอมพิวเตอร์ตามความต้องการใช้งาน หรือไม่
  • เรามีสิ่งที่ผิดกฎหมาย, ซอฟต์แวร์ไม่ได้รับอนุญาตให้ใช้สิทธิ ไม่มีลิขสิทธิ์ที่ถูกต้อง หรือมีสำเนาที่ไม่ถูกต้อง หรือไม่

 

ขั้นตอนที่สาม: พิจารณาว่าซอฟต์แวร์ที่ติดตั้งอยู่นั้น ได้รับสิทธิการใช้งานตามสัญญาอนุญาตให้ใช้สิทธิหรือไม่

เมื่อมีบัญชีแสดงสินทรัพย์ซอฟต์แวร์แล้ว ให้เปรียบเทียบรายการซอฟต์แวร์ที่ติดตั้งบนคอมพิวเตอร์หรือที่ใช้งานผ่านอินเตอร์เน็ตทั้งหมด กับรายการซอฟต์แวร์ที่ได้รับอนุญาตให้ใช้สิทธิ ทั้งนี้ ต้องระมัดระวังเรื่องสิทธิการใช้งาน เพราะซอฟต์แวร์บางประเภทกำหนดจำนวนสำเนาการใช้งานไว้แน่นอน ตั้งแต่การติดตั้งบนอุปกรณ์เครื่องเดียว หรือกำหนดจำนวนผู้ที่สามารถเข้าถึงและใช้ซอฟต์แวร์ได้ในเวลาเดียวกัน ซึ่งรายละเอียดนี้จะอยู่ในเอกสารลิขสิทธิ์หรือสัญญาการใช้บริการฉบับจริง

หากตรวจพบว่ามีการติดตั้งซอฟต์แวร์โดยไม่ได้รับอนุญาต หรือมีการลงทะเบียนบัญชีการใช้งานอย่างไม่ถูกต้อง ต้องลบทิ้ง หรือหยุดแบ่งปันการใช้งานในทันที และต้องย้ำเตือนพนักงานเกี่ยวกับนโยบายการใช้งานซอฟต์แวร์ขององค์กร ตลอดจนแจ้งให้ทราบถึงอันตรายต่างๆ อันเนื่องมาจากการใช้งานซอฟต์แวร์ที่ไม่มีลิขสิทธิ์ถูกต้อง

 

ขั้นตอนที่สี่: สร้างกระบวนการตรวจสอบซอฟต์แวร์อย่างสม่ำเสมอ​

การตรวจสอบอย่างเข้มงวด จะช่วยป้องกันไม่ให้มีการนำเอาซอฟต์แวร์ที่ไม่ได้รับอนุญาตมาใช้ในองค์กร  การจัดเก็บรายชื่อของซอฟต์แวร์ที่ได้รับการสนับสนุนให้ใช้งาน ตลอดจนข้อมูลการให้บริการที่เป็นปัจจุบัน เป็นกระบวนการที่ต้องทำอย่างต่อเนื่อง ในหลายๆ ธุรกิจ จะมีผู้ดูแลรับผิดชอบด้านนี้โดยตรง เรียกว่าเป็น ผู้จัดการด้านการบริหารสินทรัพย์ซอฟต์แวร์ ( SAM Manager) ทำหน้าที่ดูแลกระบวนการทั้งหมดแบบรวมศูนย์

ในบางครั้ง เป็นเรื่องดีที่จะดำเนินการตรวจสอบเครื่องคอมพิวเตอร์ของพนักงานแต่ละคน เพื่อให้มั่นใจว่าไม่มีซอฟต์แวร์ผิดกฎหมายหรือที่ไม่ได้รับอนุญาตให้ใช้สิทธิถูกติดตั้งโดยไม่ได้ตั้งใจหรือจงใจ นอกจากนี้ ควรจัดทำบัญชีแสดงรายการสินทรัพย์ซอฟต์แวร์อย่างน้อยปีละครั้ง เช่นเดียวกับสินทรัพย์ที่มีมูลค่าอื่นๆ ขององค์กร เมื่อพนักงานลาออกจากบริษัท ต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าซอฟต์แวร์ที่พนักงานเคยใช้งานยังคงอยู่ในบริษัท และพนักงานไม่ได้นำไปใช้หรือทำการสำเนาแต่อย่างใด