ในเศรษฐกิจยุคปัจจุบัน ซอฟต์แวร์เป็นสิ่งจำเป็นสำหรับทุกองค์กร ทั้งขนาดเล็กและขนาดใหญ่ เพราะซอฟต์แวร์ทำให้การดำเนินธุรกิจมีประสิทธิภาพมากขึ้น และช่วยให้บุคคลากรมีความสามารถในการผลิตผลงานได้ดียิ่งขึ้นด้วย

การใช้ซอฟต์แวร์ที่ไม่มีลิขสิทธิ์ ถือเป็นการกระทำที่เข้าข่ายการคดโกงผู้สร้างสรรค์ผลงานซอฟต์แวร์นั้นๆ ทำให้บริษัทซอฟต์แวร์สูญเสียโอกาสที่จะได้รับประโยชน์จากซอฟต์แวร์นั้นอย่างเต็มมูลค่า การใช้งานซอฟต์แวร์ที่ไม่ถูกต้องยังเสี่ยงต่อการถูกขโมยข้อมูล สร้างความกังวลใจเรื่องความเป็นส่วนตัวแก่ผู้ใช้งาน อีกทั้ง เจ้าของธุรกิจที่ใช้ซอฟต์แวร์ละเมิดลิขสิทธิ์ ยังเสี่ยงต่อการถูกดำเนินคดีทางกฎหมายทั้งทางแพ่งและอาญา จะเห็นได้ว่าการละเมิดลิขสิทธิ์ซอฟต์แวร์นำมาซึ่งความเสียหายต่อทุกคน

การจัดการซอฟต์แวร์อย่างมีประสิทธิภาพ ประกอบด้วยกระบวนการ 4 ขั้นตอน

ขั้นตอนที่สี่: สร้างกระบวนการตรวจสอบซอฟต์แวร์อย่างสม่ำเสมอ​

การตรวจสอบอย่างเข้มงวด จะช่วยป้องกันไม่ให้มีการนำเอาซอฟต์แวร์ที่ไม่ได้รับอนุญาตมาใช้ในองค์กร  การจัดเก็บรายชื่อของซอฟต์แวร์ที่ได้รับการสนับสนุนให้ใช้งาน ตลอดจนข้อมูลการให้บริการที่เป็นปัจจุบัน เป็นกระบวนการที่ต้องทำอย่างต่อเนื่อง ในหลายๆ ธุรกิจ จะมีผู้ดูแลรับผิดชอบด้านนี้โดยตรง เรียกว่าเป็น ผู้จัดการด้านการบริหารสินทรัพย์ซอฟต์แวร์ ( SAM Manager) ทำหน้าที่ดูแลกระบวนการทั้งหมดแบบรวมศูนย์

ในบางครั้ง เป็นเรื่องดีที่จะดำเนินการตรวจสอบเครื่องคอมพิวเตอร์ของพนักงานแต่ละคน เพื่อให้มั่นใจว่าไม่มีซอฟต์แวร์ผิดกฎหมายหรือที่ไม่ได้รับอนุญาตให้ใช้สิทธิถูกติดตั้งโดยไม่ได้ตั้งใจหรือจงใจ นอกจากนี้ ควรจัดทำบัญชีแสดงรายการสินทรัพย์ซอฟต์แวร์อย่างน้อยปีละครั้ง เช่นเดียวกับสินทรัพย์ที่มีมูลค่าอื่นๆ ขององค์กร เมื่อพนักงานลาออกจากบริษัท ต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าซอฟต์แวร์ที่พนักงานเคยใช้งานยังคงอยู่ในบริษัท และพนักงานไม่ได้นำไปใช้หรือทำการสำเนาแต่อย่างใด